Política de cancelaciones
y reembolsos

01 · Reservaciones y depósitos

Para reservar normalmente solicitamos un depósito del 50% del total acordado, salvo que la cotización o factura indique otra condición. La reservación se considera confirmada cuando ZY comunica su aceptación y recibe el depósito correspondiente.

El depósito se aplica al precio del servicio y ayuda a cubrir la reserva de la fecha, planificación, coordinación y compromisos asumidos. Los pagos posteriores y el saldo se regirán por las condiciones comunicadas para cada pedido.

01A · Plazo de cancelación de 24 horas

Dentro de las primeras 24 horas: si el cliente cancela por escrito dentro de las 24 horas siguientes a la recepción del depósito por ZY, se retendrá el 50% del depósito pagado como cargo de cancelación y se devolverá el 50% restante del depósito. Por ejemplo, si el depósito es de $200, el cargo es de $100 y el reembolso es de $100.

Después de las primeras 24 horas: el depósito no será reembolsable por una cancelación ordinaria. Las emergencias graves descritas en la sección 03 seguirán siendo elegibles para una revisión individual y se respetarán los derechos que otorgue la ley.

El plazo comienza en el momento en que ZY recibe efectivamente el depósito, no el día del evento. Las solicitudes deberán recibirse por escrito en zycateringtx@gmail.com. Este cargo se establece para compensar razonablemente la reserva de la fecha, la planificación y compromisos iniciales; no se aplicarán retenciones duplicadas por el mismo concepto ni cargos prohibidos por la ley.

Esta cláusula se aplica a reservaciones nuevas para las que el cliente haya recibido y aceptado esta versión antes de pagar. Si el servicio debe ejecutarse antes de que transcurran las 24 horas, las condiciones específicas del pedido y los derechos legales aplicables prevalecerán cuando corresponda.

02 · Cancelaciones ordinarias

Las siguientes situaciones, por sí solas, no dan derecho a la devolución del depósito después del plazo de 24 horas:

• Cambio de opinión: el cliente decide que ya no quiere el servicio.
• Cambios voluntarios de planes: se modifica o cancela la celebración por razones personales.
• Cambios de presupuesto: el cliente decide gastar menos o encuentra otro proveedor más económico.
• Menos invitados: disminuye la asistencia prevista después de reservar.
• Otro proveedor: el cliente contrata a otra empresa para el mismo evento.
• Cancelación de última hora: se cancela cuando ya comenzó la preparación o se compraron insumos.

Los pagos adicionales serán evaluados conforme al contrato, el trabajo realizado, los costos incurridos y la ley aplicable. No todos los pagos necesariamente tendrán el mismo tratamiento que el depósito.

03 · Emergencias graves que sí podemos considerar

Entendemos que algunas circunstancias son imprevisibles y están fuera del control del cliente. Por eso podremos considerar, caso por caso, un reembolso parcial o total o un cambio de fecha cuando el evento no pueda realizarse por:

A. Fallecimiento

Fallecimiento del cliente, de un familiar inmediato o de una persona esencial para la celebración. Se evaluará la relación con el evento y su impacto.

B. Emergencia médica grave

Hospitalización imprevista, accidente grave, intervención de urgencia o enfermedad repentina de gravedad que impida razonablemente celebrar el evento. No requerimos información médica íntima ni diagnósticos detallados.

C. Desastre natural o evacuación

Huracanes, inundaciones graves, incendios, evacuaciones obligatorias y otros eventos extraordinarios que imposibiliten o vuelvan insegura la celebración.

D. Accidente o emergencia de seguridad

Accidentes graves, daños repentinos que inutilicen el lugar del evento u otras emergencias de seguridad demostrables que impidan celebrarlo.

E. Restricción oficial imprevista

Una orden oficial, cierre obligatorio o restricción legal extraordinaria que impida realizar el evento en la forma acordada.

Un inconveniente ordinario, una lluvia habitual o un cambio de preferencia no se considera automáticamente una emergencia extraordinaria.

04 · Cómo evaluamos un reembolso excepcional

Revisaremos de buena fe cada solicitud teniendo en cuenta la urgencia, el aviso recibido, la fecha del evento, los trabajos realizados y los gastos documentados, especialmente compras personalizadas, productos perecederos y compromisos no recuperables con proveedores.

Una emergencia no garantiza el reembolso completo. Podríamos ofrecer devolución total, parcial o reprogramación, según las circunstancias y lo que permita la ley. Cuando corresponda legalmente, podrán descontarse gastos reales, razonables y no recuperables ya realizados.

05 · Cambios de fecha

Si surge una emergencia grave, podemos intentar reprogramar el servicio según disponibilidad y confirmación por escrito. Si se necesitan nuevos ingredientes, reemplazos de artículos perecederos o materiales personalizados adicionales, se informarán sus costos antes de confirmar el cambio.

06 · Si ZY necesita cancelar

Si ZY cancela por una causa bajo su responsabilidad y no presta el servicio ni acuerda una alternativa aceptada por el cliente, reembolsará los pagos correspondientes al servicio no prestado. Ante causas extraordinarias que afecten a ambas partes, procuraremos una solución razonable y conforme a la ley.

07 · Cómo solicitar una cancelación

Envíanos un mensaje por escrito a zycateringtx@gmail.com indicando tu nombre, fecha del evento, número de factura (si lo tienes), motivo y el tipo de solución solicitada. Para una excepción por emergencia podremos solicitar únicamente documentación razonable y pertinente, respetando tu privacidad.

08 · Aceptación y actualizaciones

Esta política se proporcionará antes del pago de la reservación. Al confirmar el pedido y pagar el depósito después de recibirla, el cliente acepta las condiciones aplicables a su pedido, sin renunciar a derechos irrenunciables establecidos por la ley.

Esta política documenta las condiciones de ZY desde su publicación. Las reservaciones realizadas antes de esta versión conservarán los términos comunicados y aceptados al momento de contratar. Las nuevas reglas de las primeras 24 horas y el cargo del 50% del depósito solo se aplicarán a reservaciones previas si ambas partes las acuerdan válidamente por escrito. ZY podrá actualizar esta página para pedidos futuros. Los cambios posteriores no modificarán retroactivamente las condiciones de una reservación ya confirmada sin acuerdo de ambas partes. Se conservará la versión o constancia de las condiciones comunicadas al momento de reservar.

01 · Bookings and deposits

We generally require a deposit of 50% of the agreed total, unless your quote or invoice provides otherwise. A booking is confirmed once ZY accepts the order and receives the required deposit.

The deposit is credited toward the service price and helps cover date reservation, planning, coordination, and commitments made for the event. Additional payments and remaining balances are subject to the terms disclosed for each order.

01A · 24-hour cancellation window

Within the first 24 hours: if the client cancels in writing within 24 hours after ZY receives the deposit, 50% of the deposit paid will be retained as a cancellation fee and the remaining 50% of the deposit will be refunded. For example, with a $200 deposit, the fee is $100 and the refund is $100.

After the first 24 hours: the deposit is non-refundable for ordinary cancellations. Serious emergencies described in section 03 remain eligible for individual review, and all rights under applicable law are preserved.

The 24-hour period starts when ZY actually receives the deposit, not on the event date. Written requests must be received at zycateringtx@gmail.com. This fee is intended to reasonably compensate for reserving the date, planning, and initial commitments; we will not double-charge for the same expense or impose fees prohibited by law.

This clause applies to new bookings for which the client received and accepted this version before paying. If the service is scheduled to occur within the 24-hour window, the order-specific terms and applicable legal rights will control where required.

02 · Ordinary cancellations

The following circumstances, by themselves, do not entitle the client to a deposit refund after the 24-hour window:

• Change of mind: the client no longer wishes to proceed.
• Voluntary change of plans: the celebration is changed or canceled for personal reasons.
• Budget changes: the client wishes to spend less or finds a cheaper provider.
• Reduced guest count: expected attendance decreases after booking.
• Another vendor: the client chooses a different company for the event.
• Last-minute cancellation: the order is canceled after production or purchasing has begun.

Additional payments are reviewed under the agreement, completed work, incurred expenses, and applicable law. Not all payments are necessarily treated the same as the booking deposit.

03 · Serious emergencies we may consider

Some circumstances are unforeseeable and outside the client's control. We may therefore consider a partial or full refund, or rescheduling, on a case-by-case basis where an event cannot reasonably proceed because of:

A. Death

Death of the client, an immediate family member, or a person essential to the celebration. The connection to the event and its impact will be considered.

B. Serious medical emergency

Unexpected hospitalization, major accident, urgent surgery, or a sudden serious illness that reasonably prevents the event. We do not require intimate medical details or detailed diagnoses.

C. Natural disaster or evacuation

Hurricanes, severe flooding, fires, mandatory evacuations, or other exceptional events that make the celebration impossible or unsafe.

D. Serious accident or safety emergency

Major accidents, sudden damage that makes the event venue unusable, or other verifiable safety emergencies preventing the event.

E. Unexpected official restriction

An official order, mandatory closure, or extraordinary legal restriction that prevents the event as agreed.

Ordinary inconvenience, typical rain, or a change of preference is not automatically an extraordinary emergency.

04 · How exceptional refunds are reviewed

We review each request in good faith based on urgency, advance notice, event date, completed work, and documented expenses, including custom purchases, perishable goods, and non-recoverable vendor commitments.

An emergency does not guarantee a full refund. A full refund, partial refund, or rescheduling may be offered depending on the circumstances and applicable law. Actual, reasonable, non-recoverable expenses may be deducted where legally appropriate.

05 · Rescheduling

When a serious emergency occurs, we may try to reschedule based on availability and written confirmation. Any additional costs for replacement ingredients, perishable items, or custom materials will be disclosed before the new date is confirmed.

06 · Cancellation by ZY

If ZY cancels for a reason within its responsibility and neither provides the service nor agrees on an alternative accepted by the client, we will refund payments for services not provided. If an extraordinary event affects both sides, we will seek a reasonable solution consistent with applicable law.

07 · Requesting a cancellation

Email zycateringtx@gmail.com with your name, event date, invoice number (if available), reason, and requested resolution. For emergency exceptions, we may request only reasonable and relevant supporting information while respecting your privacy.

08 · Acceptance and updates

This policy will be provided before booking payment. By confirming an order and paying the deposit after receiving it, the client agrees to the terms applicable to that order, without waiving any non-waivable legal rights.

This policy documents ZY’s terms from its publication date. Bookings made before this version remain subject to the terms disclosed and accepted at the time of booking. The new 24-hour rules and the fee equal to 50% of the deposit apply to earlier bookings only if both parties validly agree to them in writing. ZY may update this page for future bookings. Later changes will not retroactively alter an already confirmed booking without mutual agreement. A copy or record of the applicable terms at the time of booking will be retained.